Ce groupe de cliniques françaises renommées a automatisé la traçabilité complète des dispositifs médicaux et l’analyse des coûts.

Les cliniques Ambroise Paré, Pierre Cherest et Hartmann sont situées à Neuilly sur Seine et réparties sur 3 sites de proximité à deux pas de la Porte Maillot. Elles regroupent des équipes pluridisciplinaires spécialisées dans de nombreux domaines médicaux et chirurgicaux qui traitent chaque année près de 50 000 patients en hospitalisation complète et en ambulatoire. les trois établissements qui disposent de 400 lits, ont été certifiés en 2017 par la haute autorité de santé (has) sans reserve, ni recommandation.

L’ENJEU

Le groupe Hexagone Neuilly fonctionnait auparavant avec des dossiers papier et utilisait plusieurs logiciels ce qui nécessitait la ressaisie des données et entraînait des erreurs et missions. Les cliniques avaient besoin d’une solution automatisée efficace qui leur permettrait d’être en conformité avec la nouvelle réglementation française sur la traçabilité de tous les dispositifs médicaux utilisés lors d’une intervention chirurgicale dans un bloc opératoire. Le groupe s’est rapproché de la société Ehtrace, partenaire de Zebra, qui travaille depuis dix ans à la conception de solutions innovantes de traçabilité pour le secteur de la santé permettant d’optimiser les processus métier et les coûts.

Ehtrace avait des prérequis précis pour le choix du terminal tactile qu’il préconiserait d’utiliser avec son logiciel : un appareil conçu pour la santé, avec des plastiques médicaux de haute qualité, des performances très élevées de lecture de tout type de codes-barres 1D et 2D, et une excellente connexion aux différents réseaux disponibles.

Ehtrace a fait des tests avec plusieurs modèles de différents fournisseurs ; cependant pour avoir déjà testé un TC51 standard, Ehtrace est immédiatement passé au terminal tactile TC51-HC de Zebra dès sa sortie en raison de ses performances incomparables. En collaboration avec le revendeur de Zebra Barcode Price, Ehtrace a donc présenté et préconisé au groupe Hexagone Neuilly le TC51-HC associé à son application scanDM. Il s’en est suivi des tests concluants sur site avec les utilisateurs finaux.

LA SOLUTION

Barcode Price, un partenaire de Zebra Technologies, a fourni et livré les accessoires et les TC51-HC, paramétrés par Ehtrace, respectant les délais requis.

Les appareils fonctionnent avec scanDM une application brevetée développée en Java pour Android par Ehtrace – intuitive et interopérable, l’application a été conçue pour être compatible avec les systèmes d’information hospitaliers et se connecte aux systèmes de gestion de stock, des dossiers patients et de facturation du groupe Hexagone Neuilly. La solution scanDM permet au personnel des cliniques de lire et interpréter tous types de codes-barres, GS1, 1D, 2D, standards et non standards. Ce point est très important, car un grand nombre de fournisseurs du secteur de la santé disposent de leurs propres codes-barres au lieu des codes-barres normalisés et obligent bien souvent les établissements à ressaisir annuellement les données ou à créer leurs propres étiquettes avec des codes-barres spécifiques.

L’application capture un maximum d’informations lors de la lecture des codes-barres telles que le nom de fabricant, la référence de l’article, les numéros de série des dispositifs médicaux, et les numéros de lots des médicaments ainsi que les dates d’expiration. Les cliniques utilisent l’application dans leurs blocs opératoires pour capturer en temps réel des informations sur les dispositifs médicaux utilisés (des implants aux non-implants, des masques aux gants), pour analyser les coûts des produits utilisés, pour mettre à jour le registre et la liste des personnes présentes, pour gérer les rappels de matériels et rassembler les informations concernant les opérations et les patients, comme la date de naissance et éditer la fiche de traçabilité patient. Ce document, qui contient des informations tels que la marque et provenance des dispositifs médicaux utilisés et les codes des lots, est remise au patient après l’intervention.

Dans les pharmacies et les réserves hospitalières, l’application permet de réceptionner les produits, de gérer les stocks et les inventaires, de déclencher des alertes sur les dates limites, de tracer les usages et de simplifier le traitement des commandes.

Les TC51-HC synchronisent leurs données avec le système informatique en Wifi en temps réel mais peuvent, dans le cas où le bloc opératoire ne dispose pas de couverture Wifi, télécharger les données avec des socles Ethernet HC. De cette manière, dès que les articles sont scannés, le personnel peut repositionner le terminal sur son socle de recharge et les données capturées sont immédiatement transférées aux différents systèmes de backend via l’application scanDM. Enfin les TC51-HC peuvent être montés sur des poignées amovibles avec gâchette Zebra, pour faciliter la prise en main pendant les périodes d’inventaires relativement longues.

LES RESULTATS

Cette solution de mobilité de Zebra et Ehtrace permet au personnel hospitalier de rester centré sur leur métier de soignant, tout en capturant les données de traçabilité en temps réel sans ressaisie. D’ailleurs la solution permet d’assurer la conformité à la nouvelle réglementation sur la traçabilité et offre une meilleure fiabilité et une plus grande visibilité; les cliniques et les patients sont mieux informés et disposent désormais d’informations détaillées sur les actes médicaux, médicaments et implants par exemple; les dossiers des cliniques sont plus complets et le groupe Hexagone Neuilly bénéficie d’une traçabilité financière et d’une analyse détaillée des coûts de chaque intervention.

Étant donné que la solution est utilisée quotidiennement et que chaque intervention peut nécessiter l’utilisation d’un nombre de dispositifs médicaux pouvant atteindre jusqu’à 140 références, la lecture rapide et fiable des codes à barres (même avec un emballage endommagé ou sale), la navigation fluide autour de scanDM et les interfaces avec les différents logiciels, qui assure le transfert immédiat des données vers tous les systèmes d’information, permettent au groupe de réaliser des gains de productivité et de bénéficier d’un très bon ROI pour cette solution. Le groupe Hexagone Neuilly espère aussi réduire la durée des inventaires de 50%.

Les utilisateurs ont rapidement adopté la solution et apprécient particulièrement l’ergonomie du TC51-HC ainsi que la résolution et la qualité de son écran. La société Ehtrace est très satisfaite des performances des terminaux et de leur grande flexibilité en matière de connexion Ethernet et a décidé de déployer exclusivement le TC51-HC de Zebra Technologies chez ses clients.

Témoignage de Charlotte Dubois, Chargée de projets, CMC Ambroise Paré:

“Nous avons choisi les terminaux tactiles Zebra TC51-HC car la certification HC du terminal permet de les utiliser dans les hôpitaux et en environnement médical. Ces terminaux sont innovants, faciles à utiliser, fiables et robustes et se nettoient facilement après chaque intervention avec des désinfectants médicaux. La solution complète répond parfaitement à nos besoins et nous permet à la fois de gagner du temps, de réduire les coûts et d’être conforme à la réglementation. Par ailleurs, le système est tellement flexible que nous l’utilisons désormais également dans nos pharmacies, pour analyser les coûts des dispositifs médicaux lors des interventions chirurgicales et pour réaliser les inventaires.”

Par Raphaël DAVID,
Publié le 20/11/2018

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